Как правильно написать деловое письмо

Работа & Карьера »  

Автор совета: Артем Аленин Дата публикации: 27.11.2013

Деловое письмо – понятие весьма обширное. Это может быть и письмо по работе, и письмо преподавателю, и письмо чиновнику. В данной статье я приведу основные правила написания таких писем, которые помогут вам заинтересовать получателя письма.

Сразу предупреждаю, речь пойдёт об электронном письме. Хватит пачкать бумагу и уничтожать деревья. Пользуйтесь интернетом! Хотя правила в этой статье универсальны, а потому подойдут и для бумажного письма.

Деловое письмо

Интерес – главный критерий

Отсутствие интереса – это главная причина, почему некоторые люди сразу удаляют письмо, не прочитав его. Людям каждый день приходят по несколько десятков сообщений от разных незнакомых людей и компаний. И у них просто нет времени читать всякую ерунду. Они пробегаются глазами по содержанию, а потом либо удаляют письмо, либо отвечают на него. Это классическое поведение человека.

Особенно важно заинтересовать работодателя. Ведь они получают множество шаблонных резюме, скаченных из интернета.

Делаем вывод: письмо должно быть интересным. Важно учитывать возраст и область работы вашего получателя. Иногда, чтобы возбудить интерес к письму, приходится нарушать правила.
Отсюда второй вывод: не нужно слепо следовать правилам!

«Сразу в лоб»

Деловое письмо – это не эссе и не сочинение. А потому не нужно долгих вступлений и прелюдий. Сразу же в первых двух предложениях опишите цель письма. Чем короче и чётче фраза, тем лучше. В идеале уместить всё в одно предложение: «Прошу предоставить мне бесконечный отпуск», «Предлагаю оценить вам мою статью о розовых слонах» и т.д.
То же самое касается и ваших вопросов в письме. Чем меньше вопросов, тем лучше. Если у вас много вопросов, то лучше обсудить их при личной встрече, или написать несколько писем.

Уточняй и аргументируй

Если вы пишите какое-либо утвердительное письмо, то заранее подумайте, какие вопросы могут  возникнуть у получателя. Часто случается так, что приходится много пояснять и уточнять, в результате чего затягивается переписка.
Поэтому необходимо после каждого утвердительного предложения, предугадывать вопросы. Например: «Мы вынуждены отложить строительство олимпийских объектов. (почему?) Это связано с тем, что большую часть денежных средств мы потратили на ликвидацию последствий челябинского метеорита».

Если ваше письмо содержит деловое предложение, то чётко представьте аргументы того, что ваше предложение стоит реализации. Особенно важно использовать существующую статистику. Ведь зачастую получатель делового письма ставит себя выше вас, а потому ваши личные аргументы могут показать непрофессиональными. Поэтому ссылайтесь на чужое авторитетное мнение: «Предлагаю вам вложить все свои сбережения в проект freeadvice.ru. По статистике Американской Общины Сатанистов – этот проект в будущем станет очень популярным медиа-ресурсом».

Покажите свою заинтересованность

Отвечайте на письмо соразмерным текстом. Если на длинные вопросы вы будете отвечать краткими «да» и «нет», то собеседник решит, что вы не заинтересованы в переписке. Психологи говорят о том, что достаточно почаще произносить имя собеседника и ссылать на текст его же письма. Так вы будете вызывать доверие у вашего собеседника: «Артём Леонидович, вы спрашиваете, выделим ли мы вам миллион долларов на покупку воздуха. Этот вопрос нас заинтересовал, но подробно обсудить его мы с вами сможем только при личной встрече».

Подстраивай письменную речь под стиль адресата

Все мы люди разных эпох и сфер деятельности. А потому ваш жаргон и стиль может оказаться не по нраву получателю письма. Учитывайте возраст человека и его интересы. Сделать это легко – поищите информацию о вашем собеседнике в поисковиках. Сейчас люди публикуют много информации о себе, и особенно в социальных сетях. Посмотрев на интересы человека и стиль его письма, можно легко войти к нему в доверие.

Психологи также рекомендуют подстраиваться под сенсорное восприятие человека. Этот приём впервые использовался в гипнозе. Каждый человек воспринимает мир через органы чувств, но при этом некоторые чувства превалируют. Т.е. некоторые больше полагаются на зрительную информацию, а кто-то на свои тактильные ощущения. Выявить это довольно легко. Если человек использует в письме и речи фразы типа «Посмотрите...», «Видите ли...» - это означает, что человек «визуал», а потому в речи с ним нужно использовать те же обороты.

Выводы

- Пишите максимально кратко и чётко. Большие объёмы текста и сложные формулировки отпугивают людей.
- Вызывайте интерес.
- Аргументируйте и представляйте доказательства.
- Покажите свою заинтересованность.
- Подстраивайтесь под стиль адресата.

Деловое письмо

P.S.

Как я уже писал в начале статьи, иногда необходимо рвать шаблоны. Ведь многие пользуются руководствами из интернета. В результате, 90% резюме и деловых предложений выглядят шаблонно и неинтересно. Иногда нужно нарушать все правила.

Особенно это важно, если устраиваетесь в молодой коллектив с молодым руководителем. Тогда неординарное письмо может его заинтересовать куда сильнее стандартных писем. Однажды я так и сделал: написал психоделическое письмо, когда устраивался на работу. И это прокатило! Меня взяли за оригинальность, а другим отказали стандартными фразами.

Импровизируйте! Но не забывайте об основах...








Последние советы раздела «Работа & Карьера»:

Когда нужно увольняться с работы
Вакансия, которая переживет кризис: менеджер по продажам
В чем привлекательность работы фрилансера
Как работаем в 2015 году. Производственный календарь и все праздники года
Способы альтернативного трудоустройства для юристов
Как вести себя на собеседовании
Зачем нужна аспирантура
Какую профессию выбрать
Как стать копирайтером
Как освоить программу 1С





Комментарии совета:

Комментариев к этому совету пока нет


Добавить комментарий

Имейте, пожалуйста, ввиду, что любые ссылки, html-теги или скрипты, будут выводиться в виде обычного текста - бессмысленно их использовать. Комментарии, содержащие нецензурные выражения, оскорбления, флуд и рекламу будут немедленно удалены.


В целях предотвращения спама в комментариях, сделайте, пожалуйста, два действия:

1. Напишите столицу Франции (с заглавной буквы)

2. Введите сумму чисел: 13 + 12 =

Вам помог этот совет? Вы можете помочь проекту, пожертвовав на его развитие любую сумму по своему усмотрению. Например, 20 рублей. Или больше :)